Nama / NIM : NUR ASYIAH LUTFI / 2005 – 52 – 045
Judul : Proses Pembuatan Press Release Oleh Humas Kantor Pusat PT Jasa Marga (Persero)
Jumlah Halaman : v;47;7 lampiran
Kata Kunci : Press Release
Daftar Pustaka : 4 buku dan 1 website
Karya tulis ini dimaksudkan sebagai Laporan atas Praktek Kerja Lapangan yang penulis lakukan di PT Jasa Marga (Persero) dari Tanggal 5 November – 5 Desember 2008, yakni menyangkut kegiatan “Press Release”.
Laporan ini membahas apa yang penulis lakukan selama Praktek Kerja Lapangan, yakni dari perencanaan sampai pelaksanaan dan tahapa evalusi kegiatan Press Release. Kegiatan Press Release di PT Jasa Marga (Persero) dilakukan dengan maksud mempublikasikan Perusahaan kepada publik.
Berdasarkan apa yang penulis lakukan Selama Praktek Kerja Lapangan, disimpulkan bahwa Press Release yang dibuat PT Jasa Marga (Persero) bersifat formal atau organisasi. Hubungan yang dibangun dengan para jurnalis juga bersifat pribadi atau pertemanan. Sehingga saran-saran yang dikembangkan dalam membina hubungan tersebut tidak hanya saran-saran formal.
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kemampuan kepaa penulis untuk menyelesaikan Laporan praktek Kerja Lapangan ini.
Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dimaksudkan untuk mendapatkn gambaran tentang kegiatan Press Release di PT Jasa Marga (Persero). Laporan Praktek Kerja Lapangan ini merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Strata 1 Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Indonusa Esa Unggul Jakarta. Penelitian ini merupakan penerpan Ilmu KOmunikasi yang penulis peroleh dalam perkuliahn.
Penulis menyadari banyk mendpat bantuan baik materi dan moril dari berbagai pihak. Karena itu, penulis perlu menyampikan terima kasih kepada :
1. Mamah dan Bapak yang selalu mendo’akan dan mensupport penulis sehingga Laporan magang ini selesai tepat pada waktunya. Adikku Dewi, makasih yah udah mau anter teteh terus ke Warnet dan ke Rental.
2. Bpk. Agus Firmansyah selaku dosen pembimbing materi yang selalu meluamhkan waktunya untuk penulis (wlaupun lagi BT) berdiskusi dan masukan-masukan bagi penulis yang sangat bermanfaat.
3. Bpk. Zuhdi Saragih selaku Ka. Bag. Humas PT Jasa Marga (Persero) yang telah bersedia menampung penulis melakukan kegiatan PKL.
4. Bpk. Indra selaku Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi UIEU, terima kasih untuk semuanya.
5. Bpk. Riyanto selaku pembimbing Lapangan yang selalu memberikan masukan-masukan dan waktunya untuk berdiskusi.
6. Bpk. Wasta selaku Ka. Sub. Bag. Penerangan yang telah memberikan penjelasan mengenai kegiatan Press Release di PT Jasa Marga (Persero).
7. A’Yayat selaku Ka. Bang. Tol CTC, “makasih ya A’udah mau usahain ismi masuk JM”.
8. Pipi’Qu yang selalu sabar membantu dan setia menemani perjalanan penulis. Support dan do’anya yang membuat penulis semangat menyelesaikan laporan ini.
9. Segenap staff Humas PT Jasa Marga (Persero) ; Ibu Nike, Ibu Ning, Bpk. Iman, Bpk. Jamal, Bpk. Yudha, Bpk. Dede. Terimakasih atas segala informasi, bimbingan dan keramahannya kepada penulis selama melakukan KKP.
10. My Best Friend ; Dian,Cory, Rani, Yuli, terimakasih untuk kebersamaannya dan pinjemnnya,maksih yaaa….
Dan semua teman Fikom UIEU angkatan 2005 yang tidak penulis sebutkan satu persatu.
Jakarta, Januari 2009
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
Peranan Hubungan Masyarakat (Humas) atau Public Relations sangat dibutuhkan oleh hampir semua bentuk organisasi atau lembaga, baik profit maupun non profit, dari Perusahaan atau Industri, organisasi profesi, institusi sampai Pemerintah.
Secara garis besar peran Humas adalah komunikator sebuah organisasi atau perusahaan, baik kepada publik internal maupun publik eksternal. Bagi sebuah Perusahaan, Humas sangat diperlukan untuk menjalin hubungan melalui komunikasi dengan para stakeholdernya ataupun untuk mengkomunikasikan visi, misi, tujuan, dan program Perusahaan kepada publik. Karena itu Humas merupakan salah satu ujung tombak dari organisasi atau perusahaan untuk bersaing dalam era globalisasi ini.
PT Jasa Marga (Persero) adalah Perusahaan yang melayani jasa Jalan Tol yang bergerak dalam kegiatan usaha jalan tol (merencanakan, membangun, mengoperasikan, memelihara jalan tol dan sarana kelengkapannya) tentunya memiliki publik internal (orang-orang yang berada dalam ruang lingkup Perusahaan seperti pimpinan, karyawan, dan para pemegang saham) dan publik eksternal (orang-orang yang berada di luar ruang lingkup Perusahaan seperti investor, pemegang saham, pelanggan, dan masyarakat). Kedua publik ini harus dijaga dengan baik agar terciptanya hubungan yang harmonis antara Perusahaan dan stakeholdernya.
Selain membina hubungan yang baik dengan publik, membina hubungan baik dengan media massa pun merupakan salah satu tugas utama dari Public Relations PT Jasa Marga (Persero), karena media relations merupakan alat pendukung untuk kepentingan proses publikasi tentang berbagai program kerja, kegiatan dan kebijaksanaan organisasi demi kelancaran aktifitas komunikasi oleh Public Relations dengan pihak publik sasarannya. Selain itu, media relations dapat berperan sebagai media saluran dalam penyampaian pesan dan upaya peningkatan pengenalan serta menciptakan citra positif bagi Perusahaan.
Dalam bagian Humas PT Jasa Marga (Persero), media relations ditujukkan untuk komunikasi internal dan komunikasi eksternal Perusahaan. Komunikasi internal diwujudkan dengan adanya media internal seperti Berita Jalan Tol (Majalah), Leaflet, Buletin, Spanduk, Klipping, Analisa Berita, Rekapitulasi Berita Harian, dan Pembuatan Visual Communication yang bertugas mengembangkan program komunikasi Perusahaan, seperti pembentukan image Perusahaan melalui Corporate Indentity. Sedangkan komunikasi eksternalnya yaitu Press Relations (Press Release, Press Tour, Press Conference) dan komplain pengguna jalan tol.
PT Jasa Marga (Persero) sangat menjaga hubungan baik dengan pers, salah satu yang dilakukan dengan pembuatan Press Release yang dikirim kepada media massa. Dalam buku Dasar-dasar Public Relations (2002;54) dijelaskan “Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (Humas) suatu organisasi atau perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers atau redaksi media massa (tv, radio, surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.”
Press Release biasanya berupa lembaran siaran berita untuk dibagikan kepada wartawan atau media massa yang berisi fakta-fakta yang tengah terjadi diseputar PT Jasa Marga (Persero), anak Cabang maupun stakeholdernya dan diakhiri dengan evaluasi terhadap semua pemberitaan tersebut.
Dengan melaksanakan aktivitas tersebut Humas Jasa Marga sangat menyadari bahwa dengan palayanan informasi yang baik terhadap pers atau media massa dapat membuat hal-hal yang ingin tersampaikan dengan baik pula kepada masyarakat.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis akan membahas :
“PROSES PEMBUATAN PRESS RELEASE OLEH HUMAS KANTOR PUSAT PT. JASA MARGA (PERSERO)”
yang diperoleh dengan melakukan Kuliah Kerja Praktek (KKP) di PT Jasa Marga (Persero).
I.2. Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Tujuan penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yaitu :
1. Untuk memenuhi kewajiban Mata Kuliah Praktek Kerja Lapangan (PKL).
2. Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan studi di Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Indonusa Esa Unggul.
3. Mengaplikasikan teori yang telah didapat selama masa perkuliahan.
4. Untuk mengetahui aktivitas kegiatan Humas PT Jasa Marga (Persero).
5. Untuk mengetahui bagaimana proses pembuatan Press Release pada PT Jasa Marga (Persero).
I.3. Manfaat Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Manfaat teoritis yaitu sebagai tambahan ilmu pada konsep pembuatan Press Release sampai dengan pengevaluasian dan mengetahui kegiatan serta fungsi Humas PT Jasa Marga (Persero).
Sedangkan manfaat praktisnya yaitu sebagai bahan evaluasi bagi Perusahaan pada umumnya dan dinas Humas lainnya.
I.4. Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Praktek Kerja Lapangan ini dilaksanakan pada bagian Humas kantor pusat PT Jasa Marga (Persero) Tbk. Yang beralamat :
Kantor Pusat PT Jasa Marga (Persero) Tbk.
Plaza Tol Taman Mini Indonesia Indah, Jakarta – 13550
Telp. (021) 841 3630
Fax. (021) 841 3540
Website : http//www.jasamarga.com
Dilaksanakan setiap hari Senin – Jum’at pada jam kerja (08:00 – 16:00). Dilakukan selama satu bulan, dimulai pada tanggal 5 November – 5 Desember 2008.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1. Pengertian Public Relations
“Pada dasarnya Humas (Hubungan Masyarakat) merupakan bidang atau fungsi tertentu yang diperlukan oleh setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial (Perusahaan) maupun organisasi yang nonkomersial. Kebutuhan akan kehadiran Humas tidak bisa dicegah, terlepas dari kita menyukainya atau tidak karena Humas merupakan salah satu elemen yang menentukan kelangsungan suatu organisasi secara positif. Arti penting Humas sebagai sumber informasi terpercaya kian terasa pada era-globalisasi seperti saat ini.” (Linggar Anggoro.2001;1).
The British Instituteof Public Relations (IPR) mendefinisikan “Public Relations sebagai keseluruhan upaya yang terencana dan berkesinambungan untuk menciptakan dan memelihara saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.” (Dasar-dasar PR.2003;31).
II.2. Media Relations
Menurut Yosal Iriantara dalam bukunya Media Relations (2005;32), “Media Relations merupakan bagian dari PR eksternal yang membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dan publiknya untuk mencapai tujuan organisasi.”
Dari sisi organisasi, membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa itu paling tidak berarti memenuhi dan menanggapi kebutuhan dan kepentingan media massa terhadap organisasi tersebut. Karena watak komunikasi dalam PR adalah dua arah, maka praktik media relations pun bukan hanya mengkomunikasikan keluar organisasi melainkan juga menjadi komunikan yang baik dari apa yang dikomunikasikan dari luar organisasi.
Secara sederhana, bila digambarkan arus komunikasi dalam praktik media relations itu akan muncul seperti berikut :
Bagan 2.1 Arus komunikasi dalam Media Relations
Sumber : Iriantara (2005;31)
“Gambar tersebut menunjukkan, organisasi menyampaikan informasi, gagasan atau citra melalui media massa kepada public. Sedangkan public, bisa menyampaikan aspirasi, harapan, keinginan atau informasi melalui media massa pada organisasi. Namun public juga bisa menyampaikan secara langsung melalui saluran komunikasi yang tersedia antara public dan organisasi. Saluran tersebut bisa berupa saluran komunikasi formal, seperti layanan bebas pulsa yang disediakan customer service organisasi bisa juga melalui saluran informal melalui kontak komunikasi langsung dengan staf organisasi dalam kesempatan yang informal pula.” (Iriantara, 2005;32).
Salah satu kegiatan media relations adalah berhubungan dengan pers (press relations) yakni membina hubungan baik dengan kalangan pers yang mengelola media cetak (surat kabar/majalah) dan media elektronik (tv/radio).
Menurut Jefkins dalam Dasar-dasar PR (2002;122), mengenai hubungan pers adalah “untuk memperoleh pemuatan atau penyiaran secara maksimal tentang informasi PR yang disampaikan untuk memberikan pengetahuan dan menciptakan pengertian publiknya.”
Menurut Soemirat (2002;128), dalam upaya membina hubungan pers, maka PR akan melakukan berbagai kegiatan yang bersentuhan dengan pers antara lain :
1) Konferensi Pers, temu pers atau jumpa pers yaitu diberikan secara simultan/berbarengan oleh seseorang pejabat pemerintah atau swasta kepada sekelompok wartawan, bahkan bisa ratusan wartawan sekaligus. Misalnya Presiden, Raja, Menteri, Gubernur dan Direktur atau Penguasa ternama.
2) Press Breafing yaitu diselenggarakan secara regular oleh seorang pejabat PR. Dalam kegiatan ini disampaikan informasi-informasi mengenai kegiatan yang baru terjadi pada pers, juga diadakan tanggapan atau pertanyaan bila wartawan belum puas dan menginginkan keterangan lebih rinci.
3) Press Tour yaitu diselenggarakan oleh suatu Perusahaan atau lembaga untuk mengunjungi daerah tertentu dan merekapun (pers) diajak menikmati objek wisata yang menarik.
4) Press Release atau siaran pers sebagai publisitas yaitu media yang banyak digunakan dalam kegiatan kehumasan karena dapat menyebarkan berita. Istilah Press Relations mempunyai pengertian yang luas, tidak hanya berkenaan dengan media cetak (surat kabar dan majalah), tetapi mencakup media elektronik (radio dan televisi). Di negara lain istilah Press Relaese disebut New Release yang dikirimkan ke media massa dengan harapan dapat disebarluaskan sebagai berita. (Effendy.1992;159).
5) Special Event yaitu peristiwa khusus sebagai suatu kegiatan PR yang penting dan memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan, mampu meningkatkan pengetahuan dan memenuhi selera publik. Seperti peresmian gedung, peringatan ulang tahun perusahaan. Kegiatan ini biasanya mengundang pers untuk meliputnya.
6) Press Luncheon yaitu pejabat PR mengadakan jamuan makan siang bagi para wakil media massa atau wartawan, sehingga pada kesempatan ini pihak pers bisa bertemu dengan top manajemen perusahaan atau lembaga guna mendengarkan perkembangan perusahaan atau lembaga tersebut.
7) Wawancara Pers yaitu sifatnya lebih pribadi, lebih individual. PR atau top manajemen yang diwawancarai hanya berhadapan dengan wartawan yang bersangkutan.
II.3. Press Release
Menurut Kriyantono (2008;131), “Press Release bisa disebut release/rillis adalah sebuah berita atau informasi yang disusun oleh sebuah organisasi yang menggambarkan kegiatannya (a piece of news written by the organization whos activities it describes).”
Sedangkan menurut Soemirat (2002:54), “Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (Humas) suatu organisasi atau perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers atau redaksi media massa (tv, radio, surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.”
Jadi, pada dasarnya Press Release merupakan berita tentang peruasahaan (individu, kegiatan, pelayanan atau produk). Berita tersebut dikirimkan atau disiarkan ke media (pers), sehingga disebut juga siaran pers atau News Realese.
Siaran pers ini pun memiliki fungsi yang sama dengan fungsi media massa. Karena
itulah, sebuah siaran pers yang baik adalah siaran pers yang memiliki unsur-unsur jurnalistik sehingga menarik untuk dibaca.
Siaran pers biasanya hanya berupa lembaran siaran berita yang dibagikan kepada para wartawan atau media massa, baik melalui kurir maupun lewat faksimili ke kantor media yang dituju.
Frenk Jefkins dalam media relations (2008;80) memberikan pengertian yang lebih luas
mengenai siaran berita. Menurutnya,
“siaran berita tidak terbatas pada penulisan dalam bentuk lembaran siaran pers, tetapi bisa juga dalam bentuk artikel-artikel atau foto-foto captions yang memiliki nilai berita yang tinggi. Misalanya foto pembangunan menara berbentuk unik, foto hasil karya seniman terkenal yang menjadi hiasan utama gedung perkantoran, arsitektur indah perusahaan, pembuatan kue raksasa, dan lain-lainnya.”
Artikel yang ditulis oleh PR bisa dalam bentuk reportase atau profil karyawan berprestasi, profil organisasi yang berprestasi, artikel feature yang mengenai pameran, kisah unik karyawan perusahaan, hobi langka pimpinan dan lain-lain.
Dari pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa siaran pers tentu saja tidak hanya dapat dikirimkan ke media massa, melainkan diharapkan dapat dipublikasikan. Prestasi bagi seorang PR adalah bila, siaran pers yang dibuatnya dapat dipublikasikan ke media yang menjadi target khalayak organisasi. Untuk itu maka persyaratan siaran berita adalah harus menyajikan suatu kisah yang bermutu seperti yang biasa ditulis oleh para jurnalis. Informasinya harus jelas, sesuai kenyataan, serta menaati kaidah penulisan yang baik.
II.3.1. Jenis-jenis Press Release
Thomas Bivins berpendapat dalam buku Public Relations Writing (2008;140) terdapat tiga jenis press release yang berdasarkan kepada penekanan topic (key-issue) yang ditampilkan, yaitu :
1) Basic Publicity Release
Topic press-release jenis ini adalah segala informasi yang dinilai mengandung nilai berita bagi media massa. Praktisi PR harus pandai dalam membuat berita, dengan cara membuat event-event yan menarik. Misalnya, ketika terjadi peristiwa banjir lumpur panas Lapindo Sidoarjo atau banjir besar yang melanda Jakarta, perusahaan menggelar acara bagi-bagi selimut dan obat-obatan untuk para pengungsi.
2) Product Release
Press Release ini berisi informasi tentang produk perusaaan, misalnya peluncuran produk baru, perubahan nama produk dan lainnya.
3) Financial Release
Tidak semua perusahaan menganggap penting informasi jenis ini. Informasi keuangan biasanya dianggap tabu untuk menjadi konsumsi umum. Sekarang, bukan hanya pemegang saham yang berhak atas informasi ini, tetapi publik pun juga berhak disodori informasi keuangan.
II.3.2. Teknik Menulis Press Release
Menurut Kriyantono (2008;142), dalam menulis Press Release diperlukan teknik-teknik praktis yang harus dikelola dengan sebaik mungkin. Tetapi sebelum menulis release, PR disarankan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
a) Mengapa peristiwa ini layak disampaikan (why is this important ?)
b) Apa materi pokok informasi (what are the main points ?)
c) Apakah informasinya dapat di cek ? Apakah tersedia data pendukung ? (what research is there to back up informations ? Can it be checked easily if reporters ask to do so ?)
d) Siapa yang berwenang untuk dikutip sebagai sumber berita (who can be quoted as an authority on the topic ?)
e) Apakah memerlukan backgrounders atau fact sheet (is a fact sheet needed for additional information ?)
Teknik-teknik menulis realese yang baik menurut Kriyantono (2008:142-148) adalah sebagai berikut :
1) Menentukan suatu tema (key-issue atau news values)
2) Buat sesuai piramida terbalik
3) Release harus informative
4) Hindari pesan-pesan menjual
5) Paragraf singkat
6) Format : Jangan ditulis tangan
7) Identifikasi
8) Tanggal release
9) Waktu pengiriman
10) Pilih media pengiriman yang tepat
11) Pilih asesori yang menarik
12) Undang media
13) Tulis ekslusif
14) Beri tanda diakhir release
15) Jangan salah ketik
16) Pertimbangkan rumus tujuh unsure :
- Subject (subjek) - Organizations (organisasi)
- Location (lokasi) - Advantages (keunggulan)
- Application (penerapan) - Details (rincian)
- Source(sumber)
Dalam buku Soemirat (2002;60-61), Frenk Jeffkins (Essential of Public Relations) mengemukakan The Seven Points Formula dalam pembuatan Press Release yaitu unsur-unsur yang harus ditulis dalam sebuah Press Release atau News Release. Unsur-unsur itu disingkat SOLAADS,:
Subject : Apa yang diungkapkan (ide pokok) dalam News Release?
Organizations : Apa nama organisasi atau perusahaan pengirim News Release ?
Locations : Dimana kegiatan yang diberikan itu berlangsung ?
Advantages : Apakah ada sesuatu yang baru diungkapkan, apakah keuntungan atau manfaat yang diperoleh darinya ?
Applications : Apa kegunannya ? Siapa penggunanya ?
Details : Apa yang menjadi spesifikasi atau detail dari informasi tersebut.
Source : Sumber pengirim News Release yakni alamat yang dapat dihubungi untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai contoh barang, daftar harga, alamat “show room” dan sebagainya.
Susunan Berita Jurnalistik menurut Andi Basso Mappatoto dalam buku Media Relations (2008;90-91), mengikuti struktur segi tiga atau Piramida Terbalik, yaitu :
Bagan 2.2 : Piramida Terbalik
Baris tanggal/dateline/creditiline
Baris tanggal/dateline/creditiline
Teras/lead/intro ke-1
Teras/lead/intro ke-2
Penjabaran Teras/
Lead
Latar
Berita
Rangkuman
Sumber : Media Relations,2008:91
Judul : Berfungsi sebagai etalase berita. Sebaiknya bahasanya jernih dan tidak menimbulkan pengertian ganda. Judul adalah perasan atau sari berita.
Baris tanggal : Adalah ruang untuk menunjukkan tempat berita dibuat dan tanggal pembuatan berita. Sebaris dengan tanggal adalah creditline yang menunjukkan jati diri media.
Teras lead/intro : Alinea pertama dari berita disebut pusat perhatian maksimal atau teras, atau lead, atau intro dari berita yang dapat disarikan untuk dijadikan judul berita.
Isi teras terdiri atas dua hal, sebagai berikut :
1. Jawaban 5W + 1H. Jika menjawab semua unsur disebut teras atau lead atau intro formal.
2. Jawaban 2 atau tiga unsur 5W + 1H disebut teras informal.
Dari hasil yang didapat penulis selama menjalani praktek kerja lapangan ini, dalam pembuatan pers release diperlukan data atau fakta yang menarik yang terkait dengan adanya salah satu unsur berita. Selain itu, penyampian release hendaknya segera, atau tidak mengalami penundaan setelah adanya peristiwa, baik yang berkaitan dengan musibah atau peristiwa-peristiwa lainnya.
Press Release juga bisa dilakukan untuk menyampaikan isu tertentu yang diharapkan memperoleh reaksi dari masyarakat banyak. Isu ini dimaksudkan untuk mengetahui umpan balik masyarakat terkait dengan pendapat atau opini masyarakat. Apakah mereka menerima kebijakan organisasi atau tidak ?
Jadi, bila masyarakat menolak, maka akan diketahui alasan penolakannya, sehingga perusahaan akan bisa melakukan perbaikan sesuai dengan harapan dan kebutuhan masyarakat pada umumnya.
II.3.3. Format Standar Press Release
Menurut Bivins dalam buku Soemirat (2002;60), mengemukakan format standar Press Release berdasarkan konvensi para praktisi PR yang tergabung dalam suatu asosiasi sebagai berikut :
1) Tipe penulisan Press Release harus jelas, ditulis di kertas surat tanpa hiasan di pinggir kertasnya.
2) Margin adalah satu untuk satu dan setengah inci untuk semua bagian.
3) Alamat pengirim diletakkan di sudut kiri atas halaman utama. Ditandai dengan blok termasuk alamat lengkap, nama kontak person (orang yang bisa dihubungi) biasanya orang yang menulis Press Release, dan nomor telepon, nomor telepon hotline yang bisa dihubungi kapan saja (termasuk malam hari). Perlu diingat bahwa redaksi ingin memuat Press Release Anda dan meminta informasi lebih lanjut. Bila susah dihubungi, Press Release itu akan masuk keranjang sampah.
4) Tanggal release tertera di margin kanan, sedikit lebih ke bawah dibandingkan margin bawah alamat yang diblok. Bagian ini memberikan kepastian informasi bagi redaksi dan waktu yang tepat untuk pemuatannya.
5) Penulisan judul ditulis dalam satu spasi dan digarisbawahi.
6) Tubuh atau uraian Press Release ditulis dalam dua spasi.
7) Jika lebih dari satu halaman, Press Release dibawah halaman dalam more (lagi-lagi) diletakkan dalam kurung atau tanda garis pisah.
8) Halaman-halaman berikutnya ditandai dengan slug-line (kode) diikuti beberapa garis pemisah. Nomor halaman pada kiri atas.
9) Akhir dari suatu tulisan Press Release ditandai dengan beberapa cara misalnya membubuhkan kata “end” (tamat) atau angka “-30-“ atau symbol ##### (Bivins, 1991:45-45).
II.3.4. Hal-hal Penting dalam Penulisan dan Pengiriman Press Release
Dalam buku Press Relations karangan Aceng Abdullah (1999;83-84), terdapat hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan Press Release, yaitu :
1. Tulislah siaran pers dengan ringkas dan padat. Jangan memanja-manjakan isi siaran pers. Sebaliknya, jangan terlalu pendek (misalnya hanya setengah halaman).
2. Usahakan siaran pers kita mengandung unsur 5W + 1H, yaitu What, When, Where, Who, Who, dan How. Artinya apa, kapan, dan dimana kegiatan yang dilakukan itu. Siapa yang hadir sasaran kegiatan. Apa (mengapa) kegiatan itu dilakukan dan bagaimana pelaksanaannya.
3. Jika diperlukan, sertakan pula ilustrasi foto, gambara tabel data atau grafik.
4. Tulislah siaran pers tadi pada kertas yang berkop-surat sehingga siaran pers tadi benar-benar resmi.
5. Cantumkan nama pejabat yang paling berwenang untuk menyiarkan siaran pers ini, misalnya dari kepala atau manager Humas, serta menandatangani siaran pers tadi sehingga isinya bisa dipertanggung jawabkan.
6. Jika siaran pers tadi berasal dari individu, misalnya dari seorang artis, pakar, anggota legislatif, atlit, atau masyarakat biasa. Lampirkan foto copy identitas dan menandatangani siaran pers tadi.
7. Untuk memperkaya data dan kedalaman siaran pers, lampirkan pula bahan-bahan tertulis yang berhubungan dengan masalah atau kegiatan yang diinformasikan. Misalnya, naskah pidato, makalah, atau data tertulis lainnya. Seorang artis penyanyi bisa pula mengirimkan contoh kaset barunya. Penerbit buku mengirimkan buku barunya, atau perusahaan melampirkan produk barunya.
Sedangkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengiriman Press Release (Aceng Abdullah, 1993;84) adalah :
1. Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan berlangsung hari itu, kirimkan pada hari itu juga. Jangan menunda hingga esok harinya, kecuali jika pelaksanaannya adalah malam hari.
2. Jika pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan sesuai bidangnya, tujukanlah pada wartawan tadi.
3. Pengiriman bisa pula melalui faksimili.
4. Jika melampirkan foto atau cetakan berwarna atau contoh produk, lebih baik melalui kurir.
5. Konfirmasikan kembali lewat telepon, apakah siaran pers tadi sudah diterima atau belum. Sebab, adakalanya tidak sampai pada alamat yang dituju, atau cetakan pada faksimili ternyata amat sulit untuk dibaca.
Bagan 2.3 Layout Press Release
Press Release
PT Jasa Marga (Persero)
ADUH...
MAAF YA, lAYOUTNYA ngga bisa diTampilkan...
Sumber : Gambar 5.4 pada Public Relations Writing.2008:149
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
III.1. Sejarah PT Jasa Marga (Persero)
PT Jasa Marga (Persero) didirikan tahun 1978 sebagai BUMN mewakili peran pemerintah dalam pembangunan infrastruktur, khususnya jalan tol. Fungsi jalan tol dalam membangun perekonomian wilayah yang sudah dirasakan manfaatnya oleh seluruh lapisan masyarakat baik itu naspek percepatan arus barang maupun jasa.
Dengan diterbitkannya UU No. 38 Tahun 2004 tentang jalan, peran PT Jasa Marga (Persero) yang semula adalah sebagai regulator dan juga investor/operator berubah menjadi investor/operator saja, sebagaimana perusahaan jalan tol lainnya di Indonesia. Penyelenggaraan jalan tol dibiayai oleh para pengguna jalan melalui pembayaran tarif tol, yang pembangunannya didanai terlebih dahulu oleh investor.
Tahun 1973, pemerintah mulai membangun jalan bebas hambatan pertama yang menghubungkan Jakarta dengan Bogor. Ketika jalan tersebut selesai dibangun, tahun 1978, pemerintah memikirkan agar biaya pengoperasian dan pemeliharaan ruas jalan tersebut dapat dilakukan mandiri tanpa membebani anggaaran pemerintah.
Pada tanggal 9 Maret 1978 Presiden Soeharto meresmikan jalan tol tersebut sebagai jalan tol pertama di Indonesia yang diberi nama Jagorawi. Saat diresmikan jalan tol tersebut baru ruas Jakarta – Citeureup dengan karyawan 200 orang. Saat ini Jasa Marga mengoperasikan 80% atau 527,15 km dari 665,70 km jalan tol yang beroperasi di Indonesia.
Jasa Marga telah menjadi perusahaan terbuka dan tercatat di Bursa Efek Indonesia sejak pemerintahan melepas 30% sahamnya kepada masyarakat pada tanggal 12 November 2007. Sampai saat ini Jasa Marga telah membangun dan mengoperasikan 13 (tiga belas) ruas Jalan Tol yang dikelola oleh 9 (sembilan) kantor Cabang dan 1 (satu) ruas Anak Perusahaan yaitu PT Jalan Tol Lingkar Luar Jakarta (JLJ) seluruhnya mencapai panjang 496 km.
Konsesi yang dimiliki perusahan saat ini mayoritas akan berkahir pada tahun 2044 untuk 13 ruas yang saat ini telah dioperasikan, tahu 2051 untuk tiga ruas baru yaitu Bogor Ring Road (11km), Semarang – Solo (76km), dan Gempol – Pasuruan (32km) dan tahun 2042 untuk dua ruas bagian JORR 2 yaitu Cengkareng – Kunciran, Kunciran – Serpong. Ruas-ruas baru tersebut akan terkoneksi dengan jalan tol Jasa Marga yang sudah dioperasikan.
Selama 30 tahun keberadaan Jalan Tol di Indonesia Jasa Marga terbukti dan berpengalaman dalam membangun dan mengoperasikan Jalan Tol di Indonesia. Dimulai dari Jalan Tol Jagorawi tahun 1978 dan hingga yang terakhir Jalan Tol Cipularang tahun 2003 serta JORR ruas Jatiasih – Cikunir pada tahun 2007.
Lokasi-lokasi Jalan Tol yang dimiliki oleh Jasa Marga terletak di kota-kota besar yang mempunyai perkembangan perekonomian yang tinggi dan memerlukan infrastruktur jalan bebas hambatan.
Sebagai perusahaan infrastruktur penyedia Jalan Tol, keberadaan Jasa Marga sangat dibutuhkan oleh masayarakat luas. Pertumbuhan penjualan kendaraan yang tinggi serta kebijakan otoritas pengatur Jalan Tol yang semakin kondusif akan membuat posisi Jasa Marga semakin kuat dalam industri Jalan Tol di Indonesia.
Selain Jasa Marga ada 5 (lima) operator Jalan Tol lainnya yang mengelola Jalan Tol di Indonesia, yaitu PT Citra Marga Nusaphala Persada Tbk (CMNP, PT Marga Mandala Sakti (MMS), PT Marga Bumi Martaraya (MBMR), PT Bosowa Marga Nusantara (BMN), dan Bumi Serpong Damai (BSD).
Saat ini Jasa Marga juga mengembangkan usaha pengelolaan Jalan Tol di tingkat Internasional yaitu :
1) Kerjasama pemberian jasa teknik dalam manajemen pengumpulan tol, manajemen lalulintas, dan manajemen pemeliharaan, atas pengelolaan dan pengoperasian Jalan Tol Jembatan Jamuna Bangladesh selama 5 tahun (April 2004 – April 2009).
2) Kerjasama pemberian jasa teknik dalam persiapan pembangunan infrastruktur di Ne Kolkata India. Kerjasama ini akn berlangsung selama 5,5 tahun dimulai sejak Januari 2008 sampai dengan Januari 2013.
III.2. Visi, Misi dan Strategi Perusahaan
1. Visi Perusahaan adalah menjadi Perusahaan modern dalam bidang pengembangan dan pengoperasian jalan tol, menjadi pemimpin (leader) dalam industri jalan tol dengan mengoperasikan jalan tol di Indonesia, serta memiliki daya saing yang tinggi di tingkat Nasional dan Regional.
2. Misi Perusahaan adalah menambah Jalan Tol secara berkelanjutan, sehingga perusahaan menguasai paling sediikit 50% panjang Jalan Tol di Indonesia dan usaha terkait lainnya, dengan memaksimalkan pemanfaatan potensi keuangan perusahaan, serta meningkatkan mutu dan efisiensi jasa pelayanan tol melalui penggunaan teknologi yang optimal dan penerapan kaidah-kaidah manajemen perusahaan modern tata kelola yang baik.
3. Strategi Pokok
a. Sasarannya yang ingin dicapai adalah :
1. Perusahaan menjadi Toll Road Developer & Operation/Maintenance Service Company.
2. Mengoperasikan lebih dari 50% dari total jalan tol di Indonesia.
3. Menjadi tolok ukur (benchmark) bagi operator-operator lain di Indonesia.
b. Untuk itu perusahaan perlu memiliki daya saing yang tinggi dengan meningkatkan :
1. Efisiensi melalui peningkatan produktifitas.
2. Kualitas pelayanan : aman, nyaman, dan lancar.
3. Kualitas SDM yang memiliki pengetahuan dan keterampilan tinggi.
c. Selanjutnya perusahaan akan tumbuh dan berkembang malelui :
1. Pembangunan jalan tol baru dengan memanfaatkan jalan tol yang telah beroperasi sebagai salah satu sumber pendanan.
2. Menegembangkan usaha lain dengan memanfaatka peluang-peluang baik intangibel maupun tangibel yang ada sepanjang koridor jalan tol, atau dalam industrinya.
3. Kualitas SDM yang memiliki pengetahuan dan keterampilan tinggi.
III.3. Corporate Date
Nama Perusahaan : PT Jasa Marga (Persero)
Status Usaha : BUMN (Badan Usaha Milik Negara)
Alamat : PT Jasa Marga (Persero) Tbk.
Plaza Tol Taman Mini Indonesia Indah, Jakarta 13550
Telp. (021) 8413 630, 8413 526
Fax. (021) 8413 540
www.jasamarga.com
Kantor Cabang : - Cabang Jagorawi
- Cab. Jakarta – Tangerang
- Cab. Cawang Tomang Cengkareng
- Cab. Surabaya – Gempol
- Cab. Jakarta – Ciakmpek
- Cab. Purbaleunyi
- Cab. Semarang
- Cab. Belmera
- Cab. Palikanci
Anak Perusahaan : PT Jalan Tol Lingkar Luar Jakarta (JLJ)
III.4. Logo Perusahaan
Keterangan :
1. Logo ditampilkan dalam bentuk rounded/bola dengan efek 3D (tiga dimensi) dan image yang ingin dicapai lebih modern, simple, efisien, dan lebih efektif, berorientasi pada teknologi baru dan menjawab tantangan persaingan industri global.
2. Bentuk dasar logo baru Jasa Marga diambil dari Icon logo lama Jasa Marga yang sudah sangat dikenal yang berbentuk huruf ”J” dan juga merupakan simbol simpang susun jalan tol, diolah dan ditampilkan menjadi lebih modern dan elegan.
3. Indonesia Highway Corp.. dalah kependekan dari Indonesia Highway Corporatama, sesuai dengan Anggaran Dasar Perusahaan .
4. Nama Perusahaan ditulis dengan font yang memiliki sudut dan kelengkungan fleksibel, mencerminkan perusahaan yang selalu beradaptasi dengan perkembangan zaman.
Warna
Warna logo tetap menggunakan warna dasar korporasi yaitu Biru dan Kuning yang mencerminkan konsistensi dan kesinambungan.
III.5. Struktur Organisasi Kantor Pusat PT Jasa Marga (Persero) Tbk.
Penjabaran Struktur Organisasi PT Jasa Marga (Persero) sebagai berikut :
Direksi bertugas dan bertanggung jawab dalam memimpin Perusahaan sesuai dengan tujuan Perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas Perusahaan serta menguasai, memelihara dan mengurus kekayaan Perusahaan, yang terdiri dari :
DIREKTUR UTAMA
Direktur Utama PT Jasa Marga (Persero) adalah Ir. Frans S. Sunito yang merupakan Pimpinan Perusahaan tertinggi yang bertanggung jawab atas jalannya Perusahaan secara keseluruhan.
Direktur lainnya terdiri dari :
• Direktur Keuangan (Ir. Reynaldi Hermansjah), yang bertanggung jawab atas jalannya Perusahaan khususnya dalam hal perencanaan Perusahaan, pengelolaan dan pengendalian keuangan Perusahaan, termasuk pengelolaan teknologi informasi Perusahan. Dir. Keuangan mempunyai 3 (tiga) bawahan langsung yaitu :
1. Biro Perencanaan Perusahaan
2. Biro Keuangan dan Akuntansi
3. Biro Teknologi Informasi Perusahaan.
• Direktur Pengembangan dan Niaga (Ir. Abdul Hadi Hs., MM), bertanggung jawab atas jalannya Perusahaan khususnya dalam hal pengelolan dan pengendalian kegiatan investasi, pemanfaatan potensi-potensi usaha Perusahaan lainnya dan mengendalikan kegiatan jalan tol yang dilakukan Perusahaan sendiri atau dengan mitra usaha
• Direktur Operasi (Ir. Sarwono Oetomo), bertanggung jawab atas jalannya Perusahaan khususnya dalam hal pengelolaan dan pengendalian kegiatan pengoperasian dan pemeliharaan jalan tol, termasuk kegiatan pengendalian atas pengoperasian dan pemeliharaan jalan tol yang dilaksanakan oleh mitra usaha. Mempunyai bawahan langsung yaitu
1. Divisi Manajemen Operasi
2. Divisi Pemeliharaan
• Direktur Sumber Daya Manusia (Ir. Achmad Purwono, MBA), yang bertanggung jawab atas jalannya Perusahaan khususnya dalam hal pengelolaan dan pengendalian Sumber Daya Manusia, hukum dan pengelolan aktifitas umum. Dir. SDM mempunyai 3 (tiga) bawahan langsung yaitu :
1. Biro Manajemen Sumber Daya Manusia
2. Biro HUkum
3. Biro Umum dan Logistik
III.6. Struktur Organisasi Sekretaris Perusahaan PT Jasa Marga (Persero)
Sekretaris Perusahaan (Ibu Okke Merlina) Jasa Marga berada dibawah naungan Direksi melalui Direktur Operasi, fungsi pokok dari Sek. Per. Yaitu menyelenggarakan kegiatan hubungna baik dengan para investor , industri pasar modal dan stakeholder Perusahaan, merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan administrasi Pimpinan Perusahaan serta memberikan informasi kepada para investor dan industri pasar modal agar citra Perusahaan dapat berkembang dengan baik dan terciptanya arus informasi positif kepada seluruh stakeholder baik internal maupun eksternal Perusahaan.
Membawahi 3 (tiga) bagian langsung, yaitu :
1. Ka. Bag. Hubungan Investor , mempunyai fungsi pokok yang sama dengan Sekretaris Perusahaan dan bertanggung jawab untuk membina hubungan yang harmonis antara Perusahaan dengan investor, industri pasar modal dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.
Bawahan langsung dari Hubungan Investor adalah Ka. Sub. Bag. Data dan Pelaporan serta para stafnya yang memounyai tugas dan wewenang masing-masing.
2. Ka. Bag. Tata Usaha Pimpinan Perusahaan, fungsi pokoknya adalah melaksanakan kegiatan pengelolaan tata usaha dan administrasi, serta keprotokoleran Pimpinan Perusahaan.
Bawahan langsungnya yaitu Ka. Sub. Bag. Kesekretariatan dan para stafnya yang mempunyai tugas dan wewenang masing-masing.
3. Ka. Bag. Hubungan Masyarakat, mempunyai fungsi poko melaksanakan kegiatan pengelolaan informasi dan komunikasi Perusahaan, membangun efektif dengan lingkungan internal dan eksernal Perusahaan, agar citra Perusahaan dapat berkembang dengan baik, serta tercipta arus informasi positif kepada seluruh Stakeholder baik internal maupun eksternal Perusahaan.
Bawahan langsungnya yaitu Ka. Sub. Bag. Penerangan dan para stafnya yang memiliki wewenang masing-masing.
BAB IV
PEMBAHASAN
IV.1. Humas PT. Jasa Marga
Fungsi pokok Humas PT Jasa Marga (Persero) adalah melakukan kegiatan pengumpulan, pengelolaan dan penyampaian informasi yang berkaitan dengan citra Perusahaan, membangun komunikasi efektif dengan lingkungan internal dan eksternal Perusahaan, sosialisasi kebijakan Perusahaan, serta usulan alternatif risiko terhadap dampak komunikasi Perusahaan dengan para stakeholder, dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku, agar seluruh kebijakan Pimpinan Perusahaan dapat tersosialisasikan dengan baik di lingkungan Perusahaan.
Wewenang Humas yaitu :
1) Menetapkan pola pengelolaan informasi Perusahaanm dalam rangka efektivitas penyampaian informasi kepada investor dan masyarakat;
2) Menetapkan pola komunikasi efektif dengan lingkungan internal dan eksternal Perusahaan, dalam rangka efektivitas komunikasi Perusahaan dengan lingkungan internal dan eksternal;
3) Menetapkan usulan alternatif risiko terhadap dampak komunikasi Perusahaan dengan para stakeholder, dalam rangka meminimalisasi risiko kerugian akibat kesalahan menyampaikan informasi terhadap para stakeholder;
4) Menetapkan usulan sanksi atau hukuman disiplin terhadap bawahan yang melakukan pelanggaran disiplin sesuai ketentuan yang berlaku, dalam rangka penegakkan peraturan Perusahaan.
Tanggung jawab Humas yaitu :
1) Tersedianya pola pengelolaan informasi dan komunikasi Perusahaan;
2) Terlaksananya kegiatan komunikasi efektif dengan lingkungan internal dan eksternal Perusahaan;
3) Terlaksananya sosialisasi kebijakan Perusahaan, Government Relation Officer dan Image Building;
4) Tersedianya usulan alternatif risiko terhadap dampak komunikasi Perusahaan dengan stakeholder;
5) Terlaksananya kondisi keselamatan dan kesehatan kerja di lingkungan unit kerjanya sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
6) Terciptanya peningkatan kualitas sumber daya manusia, suasana kerja yang kondusif dan penegakkan disiplin di lingkungan unit kerjanya.
IV.2. Kegiatan Humas PT Jasa Marga (Persero)
Dalam rangka mensosialisasikan kebijakan Perusahaan berupa visi dan misi baru, kebijakan Perusahaan dalam rangka pengembangan jalan tol, serta rencana penyesuaian tariff tol dilakukan beberapa kegiatan berupa :
1) Media Relations
2) Pameran dan Public Expose
3) Iklan, Sponsorship dan Advertorial
4) Kunjungan dan rapat dengan Pendapat
5) Kepedulian Terhadap Lingkungan
6) Peristiwa Penting
7) Dokumentasi atas Aktifitas Perusahaan, Unit Kerja dan Kegiatan diluar Kedinasan.
Penjelasannya sebagai berikut :
1. Media Relations
Untuk memberikan gambaran yang utuh ke masyarkat tentang kegiatan Perusahaan maka perlu dibina komunikasi yang efektif melalui media cetak maupun elektronik.
Hal ini bisa terlaksana bila kita bisa memberikan informasi yang baik kepada wartawan sehingga melalui media cetak atau elektronik tersebut, amsyarkat dapat memeperoleh apa yang telah kita lakukan dalam penyelenggaraan jalan tol.
Pada trieulan 3 tahun 2008 (Juli-September), Humas PT Jasa Marga (Persero) telah menerbitkan 7 Press Release, 2 kali mengadkan Pers Conference serta 1 kali Pers Tour. Sedangkan pada bulan Oktober-November Press Release yang sudah diterbitkan 8 (delapan).
1.1. Press Release terdiri :
a) Akad kredit calon mitra binaan Cabang Jagorawi.
b) Pemasangan pembangkit tenaga bayu di Km 88 Jalan Tol Cipularang.
c) Penutupan ruas Tol Semanggi-Senayan guna pekerjaan girder jemabatan penyeberangan orang.
d) Pengoperasian gerbang Tol bekasi Barat.
e) Pengobatan gratis dalam rangak HUT RI ke-63.
f) Persiapan Jasa Marga dalam rangka arus mudik-balik lebaran 2009.
g) Jasa marga dan tiga Operator Tol Lain Kerja Sama E-Payment dengan Bank Mandiri.
h) Uji Coba 4 Lajur Tol ke Arah Bandara.
1.2. Pers Conference, Pers Tour dan Media Gathering :
a) Pers Conference dalam rangka pemberlakuan penyesuaian tariff tol ruas Prof. Dr. Ir. Sedyatmo.
b) Pres Tour dan Media Gathering wartawan infrastruktur dan wartawan bursa efek ke Jalan Tol Jakarta-Cikampek dan Purbaleunyi (1-2 Agustus 2008).
2. Pameran dan Public Expose
2.1. Pameran
Berkaitan dengan pengoperasian 4 jalur Tol baru di ruas tol Prof. Dr. Ir. Sedyatmo, Perusahaan mengadakan Pameran utnuk menginformasikan berita tersebut dengan mengadakan Annual Report 2007 kepada pemegangsaham.
2.2. Public Expose
Berkaitan dengan program peningkatan pelayanan di ruas Prof. Dr. Ir. Sedyatmo, guna memberikan pemahaman secara teknis tentang progress proyek penambahan lajur di ruas tol yang rawan banjir, Perusahaan mengekspos melalui pemasangan panel display pada saat kunjungan Wakil Presiden dan DPR di ruas jalantol tersebut.
3. Iklan, Sponsorship dan Advertorial
3.1. Iklan dan Sponsorship
Untuk membina hubungan dengan masyarakat terutama instansi dan lembaga-lembaga lain, Jasa Marga banyak membantu dalam bentuk sponsorship dan sumbangan dengan frekwensi 68 kali di berbagai kegiatan.
3.2. Advertorial
Pada triwulan 3 tahun 2008 (Juli-September) juga telah dipasang advertorial dengan materi kegiatan CSR dan layanan Jalan Tol :
Trans 7 : 2 kali
Kompas : 1 kali
Kontan : 1 kali
Majalah Tempo : 1 kali
Koran Tempo : 6 kali
4. Kunjungan Rapat dan Dengar Pendapat
Selama periode triwulan 3 tahun 2008, Perusahaan dikunjungi DPR dan Rapat Dengar Pendapat Parlemen.
4.1. Kunjungan DPR
a) Kunjungan Komisi V DPR-RI ke ruas Tol Porong Jalan Tol Surabaya-Gempol (tgl. 9-11 Juli 2008).
b) Kunjungan DPRD Kabupaten Purwakarta ke Rest Area Km 88 Jalan Tol Cipularang (tgl. 9 Juli 2008).
c) Kunjungan Komisi V DPR-RI ke Jalan Tol Surabaya-Gempol dalam rangka persiapan arus mudik-bali 2008 (tgl. 21 September 2008).
4.2. Rapat Dengar Pendapat
Dalam kurun waktu Januari-Juni 2008, Direksi menghadiri Rapat Dengar Pendapat (RDP) dengan DPR :
a) Tgl. 15 Mei 2008 RDP dengan Komisi V DPR-RI membahas Banjir di ruas Sedyatmo dan SPM.
b) Tgl. 18 Juni 2008 RDP dengan Komisi V DPR-RI tentang rencana kenaikan tariff tol dan pemenuhan SPM.
5. Kepedulian Terhadap Lingkungan
Perusahaan juga cukup perduli terhadap lingkungan yang berada pada koridor jalan tol. Hal ini ditunjukkan sepanjang Triwulan 3 tahun 2008 jasa Marga telah memberikan sumbangan berupa :
• Sumbangan sembako kepada korban banjir sekitar kantor pusat Tgl. 18 April 2007.
• Sumbangan ke PonPes dan Sekolah Dasar melalui kegiatan Rally Tol to Told an Touring Sepeda Motor di Cabang Jakarta-Tangerang 27-28 April 2007.
6. Peristiwa Penting
Peristiwa-peristiwa penting selama Triwulan 3 tahun 2008 dapat dilaporkan sebagai berikut :
o Kunjungan Wakil Presiden RI di Jalan Tol Prof. Dr. Ir. Sedyatmo dalam rangka melihat progress pekerjaan penambahan jalur.
7. Dokumentasi Aktifitas Perusahaan, Unit Kerja dan Kegiatan di luar Kedinasan
Sebagai bukti dan akad menjadi dokumen arsip Perusahaan di masa sekarang dan yang akan dating, seluruh aktifitas-aktifitas Perusahaan sudah terdokumentasi melalui Digital Foto dan Audio Visual (khusus untuk event-event penting Perusahaan). Selama periode Juli-September 2008 sebanyak 60 kegiatan yang terdokumentasi.
Dari pelaksanaan kegiatan tersebut, maka diharapkanmasyarakat mendukung Perusahaan akanlebih dan dapat menerima semua kebijakan yang dijalankan oleh Perusahaan.
IV.3. Proses Humas Dalam Menangani Press Release
1) Pembuatan
Didalam membuat Press Release ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan oleh PT Jasa Marga (Persero) salah satunya yaitu “Tema”. Tema Press Release harus mewakili dari isi yang terkandung dalam Press Releasenya.
Proses pembuatan Press Release pada PT Jasa Marga (Persero) ditentukan karena 2 (dua) hal, antara lain karena ada event yang direncanakan oleh Humas PT Jasa Marga (Persero) dan adanya statement atau informasi penting yang perlu diketahui masyarakat melalui media
Penulisan Press Release biasanya dibuat dengan gaya Piramida Terbalik seperti halnya wartawan menulis berita. Dimulai dengan membuat Lead (kepala berita) yang mengandung unsur 5W + 1H (What, Where, When, Why, Who, and How). Penulisan dengan gaya ini berarti menulis berita dari mulai yang sangat penting (lead) sampai yang kurang penting.
Dalam membuat Press Release, PT Jasa Marga (Persero) sudah memenuhi unsur 5W + 1H yaitu :
a. What : Masalah apa yang ingin dibahas dalam Press Release yang akan ditayangkan pada media massa, misalnya seputar rencana pembangunan jalan Tol.
b. Where : Dimana tempat berita tersebut terjadi, misalnya lokasi pembangunan jalan Tol baru.
c. When : Kapan pembangunan ruas Tol tersebut.
d. Who : Siapa yang memberikan statement atau pernyataan.
e. Why : Alasan mengapa program atau pekerjaan tersebut dilaksanakan.
f. How : Suatu cara bagaimana mengoperasikan rencana tersebut agar dapat dilaksanakan.
Penulis mengambil salah satu contoh Press Release yang berjudul “Jasa Marga dan 3 Operator Tol Lain Kerja Sama E-Payment Dengan Bank Mandiri”, penjelasan 5W + 1H nya adalah sebagai berikut :
a. What : Topik pembahasannya yaitu Penandatangan perjanjian kerja sama pengembangan system pembayaran elektronik (e-payment) antara PT Jasa Marga (Persero) dan 3 (tiga) operator jalan tol linnya yaitu PT Citra Marga Nusaphala Persada Tbk (CMNP), PT Bintaro Serpong Damai (BSD), dan PT Mandalasakti (MMS) dengan Bank Mandiri.
b. Where : Di tiga ruas tol yaitu Tol Dalam Kota Jakarta, Padalarang – Cileunyi dan Cikupa – Merak, kemudin ruas Pondok Aren – Serpong, dan ruas tol lainnya.
c. When : E-Toll Card ini mulai diberlakukan pada awal Januari 2009.
d. Who : Berita ini didapat dari Bagian Operasi dan khusus untuk Konferensi Pers, Narasumbernya yaitu Bpk. Frans Sunito selaku Direktur Utama PT Jasa Marga (Persero), Bpk. Adityawarman selaku Direktur Operasi PT Jasa Marga (Persero), Ibu Okke Merlina selaku Sekretaris Perusahaan PT Jasa Marga (Persero) dan Bpk. Sukoriyanto Saputro selaku Sekretaris Perusahaan Bank Mandiri.
e. Why : Agar stakeholder, media massa dan publik eksternal mengetahui bahwa ada system pembayaran elektronik untuk tarif tol baru dengan mengunkan e-toll card dan perlu diketahui bila mengunakan e-toll card ini waktu yang digunakan lebih efisien, hanya dengan 4 detik saja.
f. How : Penggunaan e-toll card ini cukup dengan menempelkan kartu pada mesin yang telah disediakan untuk membayar tarif tol.
Pada paragraf 2 (dua) dikembangkan untuk menjelaskan atau mendukung paragraf 1 (satu). Setelah itu baru masuk paragraf 3 (tiga) yaitu tubuh berita, pada bagian ini informasi yang disampaikna kurang begitu penting dibandingkan dengan paragraf 1 dan 2.
Press Release yang dibuat oleh PT Jasa Marga (Persero) biasanya terdiri dari 1 – 2 halaman dan dihalaman terakhir terdapat nama dan tanda tangan dari Kepala Bagian Humas yaitu Bpk. Zuhdi Saragih atau Ibu Okke Merlina selaku Sekretaris Perusahaan.
Pada pembuatan Press Release, PT Jasa Marga (Persero) sudah memenuhi Bahasa Indonesia Jurnalistik yang benar dan sesuai dengan etika dan Hukum Pers yang berlaku yaitu Aspek moral individu, Kode etik profesi, prinsip dan hukum ekonomi atau bisnis, Norma dan tata nilai dalam masyarakat, dan UU hukum pidana yang tertuang dalam Press Relation, 1999 hal.103.
2) Pengiriman
Proses pengirimannya bisa melalui Faximilie ataupun email kemudian pihak Jasa Marga mengkonfirmasi kembali melalui telepon, apakah siaran pers tadi sudah diterima atau belum, karena bisa jadi pers tidak sampai pada alamat yang dituju atau cetakan pada faximile kurang jelas.
Sebelum pers dikirim, Humas PT Jasa Marga (Persero) mendata terlebih dahulu, media-media mana yang hendak dikirim pers, hal ini berguna agar tidak ada double pengiriman kepada media. Selain itu, tidak semua media massa yang dikirimkan Press Release. Media-media yang dikirimkan yaitu media cetak (Seputar Indonesia, Kompas, Republika, Investor Indonesia, Suara Pembaruan, Pos Kota, Rakyat Merdeka, Pelita, Pikiran Rakyat, Tempo, dan Sinar Harapan). Media elektronik Televisi (SCTV, RCTI, Indosiar, TPI, AnTv, Trans TV, Trans7, O’Channel, TVone, Metro TV, TVRI, dan Global TV) dan Radio (ElShinta, Sonora, Trio Jaya FM, RRI, dan Gen FM).
Bila Press Release yang dibuat sangat penting dan berpengaruh besar pada masyarakat, maka Humas PT Jasa Marga (Persero) tidak mengirimkan Releasenya langsung melalui fax ataupun email tetapi langsung mengadakan Konferensi Pers atau Jumpa Pers, seperti Press Release yang berjudul “Jasa Marga dan 3 Operator Tol Lain Kerja Sama E-payment dengan Bank Mandiri.
Jumpa Pers dilakukan sebelum kegiatan (event) berlangsung, jumpa pers ini berfungsi sebagai tempat publikasi kegiatan yang akan berlangsung, misalnya rencana “Kerjasama Pengembangan Sistem Pembayaran Elektronik (E-Payment) untuk Pembayaran Tol dengan Bank Mandiri”.
Prosesnya yaitu, setelah Press Release dibuat dan sudah melalui tahap editing, kemudian Press Release dibagikan kepada wartawan yang hadir dalam pertemuan jumpa pers. Para wartawan tidak hanya mendapat berita dari Release yang dibuat Humas Jasa Marga tetapi dapat juga dari Narasumber dalam Jumpa Pers tersebut.
Kelebihan acara ini dibandingkan dengan hanya penyebaran Press Release yaitu terletak pada sesi Tanya Jawab. Dengan adanya forum diskusi ini, memungkinkan wartawan memperoleh banyak informasi dan berita yang disampaikan pun tak menutup kemungkinan bisa dimuat pada halaman utama bahkan berita utama dalam rubriknya.
3) Evaluasi
Setelah Press Release dimuat di media massa, Bpk. Wasta selaku Ka. Sub. Bag. Penerangan melakukan evaluasi ulang, apakah Press Release yang dimuat di media cetak sesuai dengan berita yang didapat atau adanya manipulasi berita. Bila ada perbedaan, pihak Humas PT Jasa Marga (Persero) langsung mengkonfirmasi media tersebut, dan harus diperbaiki sesuai dengan berita sebenarnya walau dengan gaya penulisan yang berbeda. Karena bila terjadi kesalahan, stake holder dan masyarakat akan berpandangan negatif tentang berita tersebut.
IV.4. Alur Pembuatan Press Release
BAB V
PENUTUP
V.1 Kesimpulan
Selama penulis melakukan Kuliah Kerja Praktek (KKP) di PT Jasa Marga (Persero), banyak pengalaman baru yang penulis dapat terutama mengenai penerapan fungsi dan kegiatan Public Relation dalam Perusahaan.
Pada kenyataannya, penerapan fungsi dan kegiatan PR tidak jauh berbeda dengan teori yang telah dipelajari dalam perkuliahan. Berdasarkan pengalaman yang telah penulis dapat dari PT Jasa Marga (Persero), maka dapat disimpulkan bahwa :
1) PT Jasa Marga (Persero) adalah Perusahaan yang bergerak dibidang jasa pelayanan Jalan Tol.
2) PT Jasa Marga (Persero) sangat mengakui pentingnya keberadaan PR guna memperlancar arus komunikasi mereka dengan Publik Internal dan Eksternal.
3) Humas PT Jasa Marga (Persero) tidak langsung berada dibawah naungan Dir. Utama tetapi dibawah naungan Sekretaris Perusahaan. Humas terdiri dari Ka. Bag. Humas, Ka. Sub. Bag. Penerangan dan para stafnya.
4) Press Release merupakan salah satu cara untuk menyiarkan berita kepada pers atau stakeholdernya. Press Release di PT Jasa Marga (Persero) biasa dikirimkan melalui cara email atau diserahkan langsung kepada wartawan yang datang ke kantor atau yang hadir pada saat acara Konferensi Pers.
5) Press Release ini disuguhkan secara singkat, padat, sederhana dan mengandung unsur 5W + 1H. Singkat, padat, dan sederhana disini maksudnya adalah tidak bertele-tele, mudah dimengerti dan langsung pada pokok permasalahannya.
V.2. Saran
Saran penulis dalam proses pembuatan Press Release pada PT Jasa Marga (Persero) yaitu :
Sebaiknya hasil Press Release yang sudah jadi, baik pra maupun pasca produksi didokumentasikan, agar bila diperlukan mudah ditemukan.
